郵寄名單管理
數據與名單的分別
簡而言之，名單包含了未經處埋的資料，包括基本的數據，例如目標客戶的姓名及地址。大部分的名單分為回應名單(個人或組織對你或其他人士提供的優惠作出回應)或用戶名單(個人或組織為某雜誌的訂戶，或他們為某信用咭的持有人)。
數據可以為你提供重要的啟示，有助增加你的「直銷函件」活動的成效，是一個非常有用的工具，更是「直銷函件」中最重要的組成部分。除了姓名及地址外，你的數據應該包括所有細節，令「直銷函件」更可針對性的發揮效用。
個別客戶方面，你可以加入他們的嗜好和興趣、喜愛的購物地址、經常前往的旅遊地點及消費習慣等。
至於組織方面，你應加入職位、公司名稱、重要決策者名稱及與產品有關的資料，甚至加入任何其他對宣傳有幫助的資料。
只要你具備一個優良的數據管理系統，所有資料便可以透過一封又一封的「直銷函件」，配合你的宣傳需要，而傳送至目標客戶的手上。但在建立你的數據庫前，必須先進行編輯名單的工序。
編輯名單
除了從過往的投寄中取得名單外，你還可向名單經紀租用名單，然後在某特定時間(通常為一年)使用。這些名單的資料既可以很全面，亦可以很集中，例如簡單的只記錄了年齡，界乎23-31歲的夫婦，兩者同時任職於航空公司，並有兩名子女，在海外接受教育等。不論名單如何清晰明顯，當你編輯名單時必須經常謹記：誰真正是你的目標客戶 大部分專業的名單經紀，都可以在黃頁或「直效行銷」刊物內的廣告找到。他們除可為你提供自己編輯的名單，更可作為其他外來名單的代理人。
你亦可以透過公眾記錄，例如運輸署或田土廳的資料，自行編輯你的名單。雜誌、貿易及專業協會亦是名單來源，尤其當你的目標客戶擁有相同的興趣、時間或活動時，搜尋名單將會更加容易。
請注意，現時在香港無論你租用或購買資料，必須先諮詢資料的來源，以免觸犯個人資料(私隱)條例。此外，你亦需要檢查所得質料的更新時間和次數。任何已被刪除或"失效"的資料，均可能導致製作及郵寄成本上的損失，甚至對你公司的形帶來負面影響。
建立數據庫
現在你可以將已編輯的「直銷函件」名單放進數據庫。簡而言之，你就是要將生硬、枯燥的數據賦予生命。數據庫並非一份普通名單那麼簡單，它是以電子方式儲存、一些與個別客戶或組織有關的有用資料。它可以被用戶隨時更新及查閱。因此它是「直銷函件」最重要的組成部分。
一個好的數據庫不只告訴你目標客戶的姓名、地址、年齡、職業、收入及生活習慣，它更會記錄有關個別客戶，對過往「直銷函件」的反應等重要資料。例如：
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他有否作出回應？ |
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他是否首次對你寄出的「直銷函件」有回應？ |
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若「直銷函件」以三種不同的形式測試，他對哪一種有回應？ |
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若三種形式中，有一種內附有問卷，他有否填妥並寄回？ |
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他的回應有否轉化為銷售？ |
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對於這個客戶或此組客戶，你有沒有進一步的計劃？ |
數據庫能為你提供無窮無盡的資料，一切只視乎你如何設計。建立一個能準確配合需要的數據庫，是一個很複雜的業務，事前最好能尋求資訊科技公司、「直效行銷」廣告公司或「直效行銷」顧問公司的意見。為求達致更理想的效果，向外界專才簡述你的需要前，可先考慮下列各項：
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你的宣傳推廣目的是甚麼？ |
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你的數據會作甚麼用途？ |
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你更新數據庫的次數有多頻密？ |
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多少人或哪些人會使用你的數據庫？ |
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你預期的潛在客戶基數有多大規模？ |
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現存的系統或架構是否符合需求？ |
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你的預算是多少？ |
最後，在花費大量時間及資源之餘，請謹記你與數據庫的"關係"是雙向的。所有在「直銷函件」活動中獲取的結果，須於每次活動後進行更新及分析，這樣資料才會有求必應。不合時的數據即屬失效。只有時常更新的數據，才能助你從競爭對手中突圍而出，獲取厚利。
