邮寄名单管理
数据与名单的分别
简而言之，名单包含了未经处埋的资料，包括基本的数据，例如目标客户的姓名及地址。大部分的名单分为回应名单(个人或组织对你或其他人士提供的优惠作出回应)或用户名单(个人或组织为某杂志的订户，或他们为某信用咭的持有人)。
数据可以为你提供重要的启示，有助增加你的「直销函件」活动的成效，是一个非常有用的工具，更是「直销函件」中最重要的组成部分。除了姓名及地址外，你的数据应该包括所有细节，令「直销函件」更可针对性的发挥效用。
个别客户方面，你可以加入他们的嗜好和兴趣、喜爱的购物地址、经常前往的旅游地点及消费习惯等。
至于组织方面，你应加入职位、公司名称、重要决策者名称及与产品有关的资料，甚至加入任何其他对宣传有帮助的资料。
只要你具备一个优良的数据管理系统，所有资料便可以透过一封又一封的「直销函件」，配合你的宣传需要，而传送至目标客户的手上。但在建立你的数据库前，必须先进行编辑名单的工序。
编辑名单
除了从过往的投寄中取得名单外，你还可向名单经纪租用名单，然后在某特定时间(通常为一年)使用。这些名单的资料既可以很全面，亦可以很集中，例如简单的只记录了年龄，界乎23-31岁的夫妇，两者同时任职于航空公司，并有两名子女，在海外接受教育等。不论名单如何清晰明显，当你编辑名单时必须经常谨记：谁真正是你的目标客户 大部分专业的名单经纪，都可以在黄页或「直效行销」刊物内的广告找到。他们除可为你提供自己编辑的名单，更可作为其他外来名单的代理人。
你亦可以透过公众记录，例如运输署或田土厅的资料，自行编辑你的名单。杂志、贸易及专业协会亦是名单来源，尤其当你的目标客户拥有相同的兴趣、时间或活动时，搜寻名单将会更加容易。
请注意，现时在香港无论你租用或购买资料，必须先谘询资料的来源，以免触犯个人资料(私隐)条例。此外，你亦需要检查所得质料的更新时间和次数。任何已被删除或"失效"的资料，均可能导致制作及邮寄成本上的损失，甚至对你公司的形带来负面影响。
建立数据库
现在你可以将已编辑的「直销函件」名单放进数据库。简而言之，你就是要将生硬、枯燥的数据赋予生命。数据库并非一份普通名单那么简单，它是以电子方式储存、一些与个别客户或组织有关的有用资料。它可以被用户随时更新及查阅。因此它是「直销函件」最重要的组成部分。
一个好的数据库不只告诉你目标客户的姓名、地址、年龄、职业、收入及生活习惯，它更会记录有关个别客户，对过往「直销函件」的反应等重要资料。例如：
| ． |
他有否作出回应？ |
| ． |
他是否首次对你寄出的「直销函件」有回应？ |
| ． |
若「直销函件」以三种不同的形式测试，他对哪一种有回应？ |
| ． |
若三种形式中，有一种内附有问卷，他有否填妥并寄回？ |
| ． |
他的回应有否转化为销售？ |
| ． |
对于这个客户或此组客户，你有没有进一步的计划？ |
数据库能为你提供无穷无尽的资料，一切只视乎你如何设计。建立一个能准确配合需要的数据库，是一个很复杂的业务，事前最好能寻求资讯科技公司、「直效行销」广告公司或「直效行销」顾问公司的意见。为求达致更理想的效果，向外界专才简述你的需要前，可先考虑下列各项：
| ． |
你的宣传推广目的是什么？ |
| ． |
你的数据会作什么用途？ |
| ． |
你更新数据库的次数有多频密？ |
| ． |
多少人或哪些人会使用你的数据库？ |
| ． |
你预期的潜在客户基数有多大规模？ |
| ． |
现存的系统或架构是否符合需求？ |
| ． |
你的预算是多少？ |
最后，在花费大量时间及资源之余，请谨记你与数据库的"关系"是双向的。所有在「直销函件」活动中获取的结果，须于每次活动后进行更新及分析，这样资料才会有求必应。不合时的数据即属失效。只有时常更新的数据，才能助你从竞争对手中突围而出，获取厚利。
