为方便清关，本报关单宜以英文或原寄地及目的地接受的语文填写，并尽可能提供进口商/收件人电话号码及电邮地址。CN22 (Pos 401G) 及 CN23 (Pos 401C) 均为海关申报表，具有相同用途。寄件人可根据邮件需要，选择使用 CN22 (Pos 401G) 或 CN23 (Pos 401C)。
目的地海关须清楚知道邮件的内载物品才可为邮件清关。因此，报关单内各项必须填写清楚，正确无误，否则可能令目的地海关在检查邮件时造成延误，对收件人构成不便。此外，如申报内容虚假、有误导成分或不完全，邮件可能会被海关充公或作出罚款的惩处。
投寄物品或有可能属于禁寄物品，寄件人有责任查明有关进口及出口限制（包括禁寄物品、检疫限制及药物限制等）；如有需要，亦须查明目的地所需的文件（例如：商业发票、产地来源证、卫生证明书、牌照或受检疫限制物品（如植物、动物或食品等）的认可证）。
邮件如与寄件人和收件人之间某项财务交易相关，便会被视为具有商业性质。
A. 填上寄件人/公司的全名、详细地址及海关档号（如适用）
B. 填上收件人/公司的全名及详细地址，包括目的地名称。
C. 请填上进口商/收件人档号（税号/增值税号/进口商代号（如有）。
D. 填上进口商/收件人传真/电话/电邮（如知悉）。
E. 详细描述邮件内每类物品，例如："男装棉质恤衫"，切不可笼统填上物品的总称，如"零件"、"样本"、"食品"等。
F. 填上每类物品的数量以及计算单位。
G. 及H. 填上每类物品的净重（以公斤计算），填上邮件连包装的总重量（以公斤计算），该重量应与计算邮费时的重量相符。
I. 及J. 填上每类（每项）物品的总值和所有物品（所有项目）的总值，并在这两舍栏位上注明货币单位（如 HK$ 即港币）。如未有注明币值，填报价值将以港币计值。
K. 及L. 货物协制编号（8位数字）必须按照由世界海关组织订立的货物名称及编号协调制度填写。"货物原产地"指货物的原产地（例如生产／制作或装嵌）国家／地区。投寄商业邮件的人士应提供上述资料，以便目的地的海关处理邮件。
M. 填上已缴付邮政机关的邮费，并另外注明其他费用，例如保险费等。
N. 在适当的方格内划上"✓"号，以说明物品类别。（"礼品（非商业）"不可用作投寄出口商业邮件的理由。）"商业销售货物"仅适用于由一个企业投寄给另一个企业的货物（B2B）。"电子商贸货物"仅适用于因线上（B2C）交易而投寄的货物。
O. 提供须接受检疫（如植物、动物、食品等）、卫生检查或其他限制的物品的详情。
P. 及Q. 及R. 如邮件须附连牌照或证书，应在适当方格内划上"✓"号并注明编号。所有商业货物必须附上发货单。
S. 毋须填写。
T. 本报关单一经签署及注明日期，寄件人便须为邮件负上责任。 注意事项:
内载物品切不可笼统填上总称（例如只填上「食品」、「样本」、「零件」等）。
寄件人在报关单上签署是保证所投寄的邮件并无装载任何国际邮政规例所禁寄的危险物品，包括爆炸性物品、易燃物品、腐蚀物品、氧化物品、有毒物品、有害物品或其他危害物品等。
寄件人必须留意目的地海关的最新报关文件规定和清关程序。目的地海关可在当地法律视为合法的情况下对投寄物品作出扣查及／或征收关税，寄件人／收件人有责任提供一切所需文件，以作投寄物品清关之用，或在有需要时自行安排清关代理人服务。目的地海关不会知会邮政机关（即香港邮政）有关投寄物品的清关资料。