报关单须用英文或寄达目的地所接受的语文填写。
为使寄达目的地的海关检查时，能确知急件内所载为何物品，投寄人须将报关单全部填妥，力求齐全、正确及清楚，否则可能引致延误及对收件人造成不便。此外，任何不尽不实或欠明确的申报将可能导致急件被没收。
投寄人应查明出入口规例（违禁品、包装方法等）及寄达目的地所需的证件（例如产地来源证、卫生证明书、发货单等），如有则连同此报关单一并付检。
内载物品切不可笼统填上总称（例如只填上「食品」、「样本」、「零件」等）。
有关内载物品类型，于方格内填上「X」号并非表示毋须详细填写报关单，亦非暗示寄达目的地将准许该物品免税进口。
寄件人在正面签署是保证所投寄的急件并无装载任何国际邮政规例所禁寄的危险物品，包括爆炸性物品、易燃物品、腐蚀物品、氧化物品、有毒物品、有害物品或其他危害物品等。
寄件人必须留意目的地海关的最新报关文件规定和清关程序。目的地海关可在当地法律视为合法的情况下对投寄物品作出扣查及／或征收关税，寄件人／收件人有责任提供一切所需文件，以作投寄物品清关之用，或在有需要时自行安排清关代理人服务。目的地海关不会知会邮政机关（即香港邮政）有关投寄物品的清关资料。