为方便清关，本报关单宜以英文或原寄地及目的地接受的语文填写所有适用的栏位。如栏位未能填写全部申报内容，投寄人应填写报关单CN23 (Pos 401C)。邮包正面必须写上寄件人的全名和地址。
如属商业邮件，请填报附有(*)号的栏位(即E及F)，并把发货单附于邮包外，以便海关处理。
A. 请在适当的方格内划上"✔"号。剔选投寄出口邮包的理由（“礼品（非商业）”不可用作投寄出口商业邮件的理由。）邮件如与寄件人和收件人之间某项财务交易相关，便会被视为具有商业性质。“商业销售货物”仅适用于由一个企业投寄给另一个企业的货物(B2B)。“电子商贸货物”仅适用于因线上(B2C)交易而投寄的货物。
B. 提供每类物品的详情（“衣物”等概括描述恕不接受）、数量及计算单位，例如：两件男装棉质恤衫。
C. & D. 填写每类（每项）物品的总重量及总价值，并注明货币单位，如HK$即港币。如未有注明货物单位，填报价值将以港币计值。
E. 货物协制编号（8位数字）必须按照由世界海关组织订立的货物名称及编号协调制度填写。
F. “货物原产地”指货物的原产（例如生产/制作或装嵌）国家/地区。
G. & H. 填写所有物品（所有项目）的总值（注明货币单位）及总重量。
I. 寄件人在本报关单上签署及注明日期后，便须为邮件负上责任。
为使寄达目的地的海关检查时，能确知邮件内所载为何物品，投寄人须将报关单全部填妥，力求齐全、正确及清楚，否则可能引致延误及对收件人造成不便。此外，任何不尽不实或欠明确的申报将可能导致邮件被没收。
投寄人应查明出入口规例（违禁品、包装方法等）及寄达目的地所需的证件（例如产地来源证、卫生证明书、发货单等），如有则连同此报关单一并付检。
内载物品切不可笼统填上总称（例如只填上「食品」、「样本」、「零件」等）。
寄件人在报关单上签署是保证所投寄的邮件并无装载任何国际邮政规例所禁寄的危险物品，包括爆炸性物品、易燃物品、腐蚀物品、氧化物品、有毒物品、有害物品或其他危害物品等。
寄件人必须留意目的地海关的最新报关文件规定和清关程序。目的地海关可在当地法律视为合法的情况下对投寄物品作出扣查及／或征收关税，寄件人／收件人有责任提供一切所需文件，以作投寄物品清关之用，或在有需要时自行安排清关代理人服务。目的地海关不会知会邮政机关（即香港邮政）有关投寄物品的清关资料。