報關單須用英文或寄達目的地所接受的語文填寫。
為使寄達目的地的海關檢查時，能確知急件內所載為何物品，投寄人須將報關單全部填妥，力求齊全、正確及清楚，否則可能引致延誤及對收件人造成不便。此外，任何不盡不實或欠明確的申報將可能導致急件被沒收。
投寄人應查明出入口規例（違禁品、包裝方法等）及寄達目的地所需的證件（例如產地來源證、衛生證明書、發貨單等），如有則連同此報關單一併付檢。
內載物品切不可籠統填上總稱（例如只填上「食品」、「樣本」、「零件」等）。
有關內載物品類型，於方格內填上「X」號並非表示毋須詳細填寫報關單，亦非暗示寄達目的地將准許該物品免稅進口。
寄件人在正面簽署是保證所投寄的急件並無裝載任何國際郵政規例所禁寄的危險物品，包括爆炸性物品、易燃物品、腐蝕物品、氧化物品、有毒物品、有害物品或其他危害物品等。
寄件人必須留意目的地海關的最新報關文件規定和清關程序。目的地海關可在當地法律視為合法的情況下對投寄物品作出扣查及／或徵收關稅，寄件人／收件人有責任提供一切所需文件，以作投寄物品清關之用，或在有需要時自行安排清關代理人服務。目的地海關不會知會郵政機關（即香港郵政）有關投寄物品的清關資料。