本署在收到資料齊全的郵件查詢表格後，會從速處理。然而，由於郵件離港後須經過不同的處理環節，故此，要追查郵件去向，實有賴各環節的經辦者，如郵件發運商、中轉郵政機關、目的地郵政機關等，提供相關處理資料或調查結果予本署。再者，萬國郵政聯盟規例容許非本地郵政機關在收到原寄地的查詢後，可於最長兩個月內提供回覆，而本署亦須待收到回覆後才可向查詢人交待查詢結果。儘管如此，本署會促請各經辦者盡早回覆。如果郵件最終視作遺失，本署展開賠償程序。